Updaten naar VerzamelSysteem 6

Twee stappenplannen. Kies het plan dat bij jou hoort en volg alleen die stappen.

Wat tof dat je gaat updaten naar VerzamelSysteem versie 6!

Deze versie brengt een nieuwe structuur met zich mee waardoor je enkele extra stappen dient te ondernemen voordat je ermee aan de slag kan en automatiseringen kan aanmaken. In deze versie staat namelijk de leverancier centraal in plaats van de website. Je ziet in één overzicht per leverancier of de factuur van deze periode al binnen is, of die nu van een website komt, uit je mailbox, of dat je hem zelf bijhoudt.

Daarom vraagt versie 6 bij de eerste start een paar dingen van je. Hoeveel werk dat is, hangt af van hoe lang je de app niet meer gebruikt hebt.

Maak een keuze

Klik op het stappenplan dat voor jou van toepassing is.

Stappenplan A (versie 5.x)

Je hebt VerzamelSysteem na maart 2026 nog gebruikt

Drie stappen. Je bestaande websites, mailboxen, inloggegevens en facturen blijven gewoon staan.

Stap 1: activeren bij het opstarten

Als je versie 6 voor het eerst opent, verschijnt het venster VerzamelSysteem activeren. Dit venster kun je niet wegklikken: het vraagt om twee losse dingen, die allebei geregeld moeten zijn voordat je verder kunt.

Het venster dat je bij de eerste start ziet.

Je licentiesleutel. Vul hem in bij “Voer je licentiesleutel in”. Deze sleutel heb je bij je aankoop ontvangen; je vindt hem ook terug in je account op verzamelsysteem.nl. Neem hem exact over, zonder spaties ervoor of erachter.
De knop Controleren. Hiermee kijkt de app of je sleutel geldig is.
E-mail en wachtwoord. Dit zijn de inloggegevens van je account op de VerzamelSysteem-website, hetzelfde account waarmee je op verzamelsysteem.nl inlogt.
De knop Inloggen. Hiermee maakt de app verbinding met de scriptbibliotheek.

Zodra een onderdeel klopt, verandert het in een groen label Verbonden. Staan ze allebei op Verbonden, dan sluit het venster en kun je de app gebruiken.

Waarom twee keer? Dat lijkt dubbel, maar het zijn bewust twee gescheiden dingen:

De licentiesleutel hoort bij de app zelf en bepaalt of je een actief abonnement hebt om de app te gebruiken.
De login geeft toegang tot de scriptbibliotheek. Daardoor kan de app je melden wanneer een website script een update heeft, en kun je nieuwe scripts downloaden.

Stap 2: je websites omzetten naar leveranciers

Wat er nieuw bij komt, is de laag boven je websites: de leveranciers. Die worden niet automatisch aangemaakt, want alleen jij weet hoe vaak je van een leverancier een factuur verwacht. Gelukkig hoef je dat niet één voor één te doen.

Waarom is deze stap nodig? De Leveranciers-pagina is de basis waarop VerzamelSysteem automatisch draait. Een automatisering werkt met leveranciers, dus zonder leveranciers valt er niets in te plannen. Wil je precies weten hoe automatiseringen werken, kijk dan in de documentatie.

En je websites dan? Die blijven gewoon bestaan en worden nog steeds gebruikt. Ze heten nu een bron: de plek waar de factuur vandaan komt. Elke leverancier wijst naar één bron, een website of een mailbox, zodat in één oogopslag duidelijk is waar iets vandaan komt. Je vindt ze terug onder Bronnen → Websites, en je kunt daar nog altijd rechtstreeks facturen downloaden zoals je gewend was.

Ga in het menu naar Leveranciers. Is de groep nog leeg, klik dan op Klik hier om de leveranciers vanuit de websites pagina te importeren. Staan er al leveranciers, kies dan Leveranciers in bulk toevoegen. In beide gevallen opent hetzelfde venster:

Alle websites van een groep worden in één keer leveranciers.

De groep waarvoor je dit doet. Heb je meerdere administraties, dan herhaal je deze stap straks per groep.
Websites uit deze groep importeren. Klik hierop en bevestig. Voor elke website in die groep verschijnt een rij, met de naam al ingevuld en de website al gekoppeld.
De frequentie per leverancier: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, Jaarlijks of Variabel. Dit bepaalt in welke periodes deze leverancier als “verwacht” meetelt.
Frequentie voor alle. Gaat het bij jou meestal om hetzelfde ritme, zet dan hier alle rijen in één keer goed en pas daarna alleen de uitzonderingen aan.
De knop … toevoegen. Het getal laat zien hoeveel leveranciers je aanmaakt.

Handig om te weten

Weet je een frequentie niet zeker? Kies Variabel: dan rekent de app je niet af op een vast aantal facturen per periode.
Websites die al aan een leverancier gekoppeld zijn, worden overgeslagen. Je kunt de import dus zonder risico nog een keer draaien.
Meerdere accounts bij dezelfde leverancier, elk met een eigen website? Maak daar gewoon meerdere leveranciers van.

Stap 3: de rest aanvullen

Je websites zijn nu gedekt. Twee soorten leveranciers voeg je zelf nog toe, met de knop Leverancier toevoegen:

Leveranciers die hun factuur mailen. Kies bij het toevoegen Mailbox als bron en vul minimaal het afzenderadres in. Stuurt deze leverancier de factuur als gewone e-mailtekst in plaats van als PDF-bijlage? Zet dan Inhoud van mail omzetten naar PDF aan.
Leveranciers zonder website en zonder e-mailfactuur. Denk aan bonnetjes of facturen per post. Kies Niet koppelen, handmatig beheren. Je zet zo’n leverancier per periode zelf op verzameld, zodat je overzicht toch compleet is.

Klaar. Op de Leveranciers-pagina zie je nu per periode een kolom met de status van elke leverancier. Klik op een cel om de facturen van die periode te bekijken. Vanaf hier kun je ook je automatiseringen aanmaken.

Stappenplan B (versie 4.x)

Je hebt VerzamelSysteem niet gebruikt in of na maart 2026

Vier stappen. Je krijgt twee veranderingen tegelijk: de scriptbibliotheek en de leveranciers. Neem hier één keer rustig de tijd voor, daarna ben je er vanaf.

Stap 1: activeren bij het opstarten

Het venster dat je bij de eerste start ziet.

Je licentiesleutel. Vul hem in bij “Voer je licentiesleutel in”. Deze sleutel heb je bij je aankoop ontvangen; je vindt hem ook terug in je account op verzamelsysteem.nl. Neem hem exact over, zonder spaties ervoor of erachter.
De knop Controleren. Hiermee kijkt de app of je sleutel geldig is.
E-mail en wachtwoord. Dit zijn de inloggegevens van je account op de VerzamelSysteem-website, hetzelfde account waarmee je op verzamelsysteem.nl inlogt.
De knop Inloggen. Hiermee maakt de app verbinding met de scriptbibliotheek. Die heb je in stap 2 meteen nodig.

Zodra een onderdeel klopt, verandert het in een groen label Verbonden. Staan ze allebei op Verbonden, dan sluit het venster en kun je de app gebruiken.

Waarom twee keer? Dat lijkt dubbel, maar het zijn bewust twee gescheiden dingen:

De licentiesleutel hoort bij de app zelf en bepaalt of je een actief abonnement hebt om de app te gebruiken.
De login geeft toegang tot de scriptbibliotheek. Daardoor kan de app je melden wanneer een website script een update heeft, en kun je nieuwe scripts downloaden.

Stap 2 (eenmalig): je website scripts downloaden

Dit is een stap die uitgevoerd moet worden wanneer je de vorige versie (5.0) nog niet hebt geïnstalleerd en gebruikt.

Waarom moet dit? Vroeger zaten alle website scripts ingebakken in de app zelf. Een script bijwerken betekende toen: wachten op een nieuwe versie van de hele app. Sinds maart 2026 staan de scripts los, in de scriptbibliotheek. Daardoor kan een script direct worden bijgewerkt of worden gepubliceerd zodra er veranderingen zijn, zonder dat jij de app opnieuw hoeft te updaten.

Het gevolg voor jou: je websites staan er nog, met je inloggegevens en al, maar het script dat erbij hoort zit niet meer in de app. Zolang je dat script niet hebt opgehaald, weet VerzamelSysteem wel waar het moet zijn, maar niet hoe het daar moet inloggen en facturen ophalen.

Dit is echt eenmalig. Zodra een script in je bibliotheek staat, houdt de app het zelf bij. Is er later een nieuwe versie, dan krijg je automatisch een melding om deze bij te werken.

Maak eerst je lijstje. Ga naar Bronnen → Websites en kijk welke websites een badge Script ontbreekt hebben (een wolkje met een pijl naar beneden, op de plek waar normaal het selectievakje staat). Die websites hebben een script nodig.

Zonder script staat een website grijs en zie je een wolkje in plaats van een selectievakje. Je kunt hem dus niet selecteren om facturen op te halen.

Ga daarna naar Bibliotheek in het menu Tools. Je bent hier al ingelogd dankzij stap 1.

De scriptbibliotheek, met per script de inlogmethode en een downloadknop.

Het tabblad Community Scripts. Hier staan alle beschikbare website scripts. Onder Mijn Aangepaste Scripts staan de scripts die jij al hebt.
Het zoekveld. Zoek de website op naam. Met de filters ernaast kun je verder verfijnen.
De kolom Login Opties. Hier staat met welke methode het script inlogt: Wachtwoord, API, Authenticator, Eenmalige code, Magic Link, 2FA SMS/E-mail, of inloggen via Google, Microsoft of Apple. In het voorbeeld hierboven bestaan er twee scripts voor dezelfde website, die alleen in inlogmethode verschillen. Kies het script dat past bij de manier waarop jij op die site inlogt, anders lukt het ophalen van facturen niet.
De knop Downloaden. Het script komt daarna in het tabblad Mijn Aangepaste Scripts te staan.

Herhaal dit voor elke website van je lijstje. Ga daarna terug naar Bronnen → Websites: de badge “Script ontbreekt” is verdwenen en je kunt de website weer selecteren en gebruiken.

Zodra het script binnen is, kleurt de regel weer normaal: een selectievakje, de inlogmethode erbij en een leesbare URL. De andere websites wachten nog op hun script.

Stap 3: je websites omzetten naar leveranciers

Nu je scripts weer kloppen, komt de nieuwe laag erboven: de leveranciers. Die worden niet automatisch aangemaakt, want alleen jij weet hoe vaak je van een leverancier een factuur verwacht. Gelukkig hoef je dat niet één voor één te doen.

Alle websites van een groep worden in één keer leveranciers.

De groep waarvoor je dit doet. Heb je meerdere administraties, dan herhaal je deze stap per groep.
Websites uit deze groep importeren. Klik hierop en bevestig. Voor elke website in die groep verschijnt een rij, met de naam al ingevuld en de website al gekoppeld.
De frequentie per leverancier: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, Jaarlijks of Variabel. Dit bepaalt in welke periodes deze leverancier als “verwacht” meetelt. Weet je het niet zeker? Kies Variabel.
Frequentie voor alle. Gaat het bij jou meestal om hetzelfde ritme, zet dan hier alle rijen in één keer goed en pas daarna alleen de uitzonderingen aan.
De knop … toevoegen. Het getal laat zien hoeveel leveranciers je aanmaakt.

Websites die al aan een leverancier gekoppeld zijn, worden overgeslagen. Je kunt de import dus zonder risico nog een keer draaien.

Stap 4: de rest aanvullen

Je websites zijn nu gedekt. Twee soorten leveranciers voeg je zelf nog toe, met de knop Leverancier toevoegen:

Leveranciers die hun factuur mailen. Kies bij het toevoegen Mailbox als bron en vul minimaal het afzenderadres in. Stuurt deze leverancier de factuur als gewone e-mailtekst in plaats van als PDF-bijlage? Zet dan Inhoud van mail omzetten naar PDF aan.
Leveranciers zonder website en zonder e-mailfactuur. Denk aan bonnetjes of facturen per post. Kies Niet koppelen, handmatig beheren. Je zet zo’n leverancier per periode zelf op verzameld, zodat je overzicht toch compleet is.

Klaar. Vanaf nu werk je vanuit de Leveranciers-pagina: per leverancier en per periode zie je in één oogopslag wat er nog mist. Vanaf hier kun je ook je automatiseringen aanmaken.

Meer lezen

Deze pagina behandelt alleen wat nodig is om versie 6 werkend te krijgen. De volledige uitleg per onderwerp, inclusief automatiseringen, staat in de officiële documentatie op verzamelsysteem.nl/docs.