Met VerzamelSysteem kun je facturen verzamelen uit één of meerdere email inboxen.
Om een mailbox toe te voegen ga je naar de pagina “Mailboxen” en klik je rechtsboven op het “+” icoontje. Vervolgens opent er een venster waar je de gegevens van de betreffende mailbox kan invullen om verbinding te leggen.
Naam mailbox: vul hier een herkenbare naam in waarmee je de mailbox graag terug wilt zien in het overzicht. Je kan hier ook het volledige e-mailadres gebruiken.
Groep: selecteer hier de groep waar je de mailbox aan wilt koppelen
Mailbox instellingen
Met behulp van een IMAP server kan je emails scannen en bijbehorende facturen ophalen vanuit jouw mailbox.
Deze mailbox instellingen zijn voor iedereen anders. De volgende gegevens zijn nodig om een verbinding te leggen:
- E-mailadres / Gebruikersnaam
- Wachtwoord
- IMAP server/host
- Poortnummer
Mocht je deze instellingen niet weten dan kun je ze het beste opvragen bij jouw webhost.
Maak je gebruik van Gmail of Microsoft?
–> Klik hier voor meer informatie omtrent Gmail instellingen
–> Klik hier voor meer informatie omtrent Microsoft instellingen
Filters
Ten slotte zijn er twee secties waarmee je filters kunt toewijzen. Met filters kun je mails ophalen of uitsluiten op basis van één of meerdere zoekwoorden die de mail bevat. Zo zijn er “Globale filters” en “Extra specifieke filters”.
Globale filters zijn filters die van toepassing zijn op alle mailboxen in VerzamelSysteem (tenzij je deze optie uitschakelt per mailbox). Een globale filter kan je instellen op de “instellingen pagina” onder het tabblad “Algemene inbox filters”.
Extra specifieke filters zijn filters die alleen van toepassing zijn op de specifieke mailbox waarvan je de instellingen aan het bijwerken bent.
Het is mogelijk om zowel Globale als specifieke filters te activeren of één van de twee opties. Echter moet er minimaal één filter actief zijn om facturen binnen te halen.
Voorbeeld 1 – opnemen van zoekwoord
Als voorbeeld kun je bijvoorbeeld het woord “factuur” of “invoice” als filter gebruiken. Selecteer of je dit woord alleen in het onderwerp van de mail terug wilt zien of in het gehele mailbericht. Selecteer vervolgens “bevat” om dit woord in te sluiten in de zoekresultaten.
Voorbeeld 2 – uitsluiten van zoekwoord
Nu kan het zo zijn dat er mails zijn die een zoekwoord bevatten, maar bijvoorbeeld niet passen bij de zoekopdracht. Wanneer je bijvoorbeeld alleen inkoopfacturen wilt verzamelen uit je mailbox, maar er ook kopieën van verkoopfacturen naar je mail worden gestuurd, dan kan je deze mails weer uitsluiten. Gebruik dan een woord die uniek is voor dit soort mailtjes.
Zo is bijvoorbeeld de term “Verzendnotificatie” gebruikelijk in het onderwerp van zulke mails in dit voorbeeld. Om deze mails uit te sluiten selecteer je “bevat niet” in het “onderwerp” bij de specifieke filters.
Mailbox wijzigen
Wil je de instellingen van een mailbox aanpassen? Ga dan naar de “Mailboxen” pagina, open de gerelateerde groep en klik op het “poltlood” icoontje om de betreffende mailbox te bewerken.