Met de Bestandsanalyse laat je VerzamelSysteem een map op je computer scannen en analyseren. De AI leest elk bestand, herkent automatisch de bedrijfsnaam, datum, omschrijving en het factuurnummer, en kan de bestanden daarna hernoemen op basis van een sjabloon dat jij instelt.
Je vindt de functie via het menu Mappen in de zijbalk, met de submenu-items Mappen en Bestanden.
Onderstaand een voorbeeld van de functionaliteit om bonnetjes te analyseren met AI.
Wanneer gebruik je Bestandsanalyse?
Gebruik Bestandsanalyse als je al een map vol PDF’s, afbeeldingen of HEIC-bestanden hebt staan — bijvoorbeeld gescande bonnetjes, handmatig gedownloade facturen of foto’s van papieren rekeningen. VerzamelSysteem analyseert de inhoud en haalt de relevante gegevens eruit, zodat je ze kunt hernoemen naar een consistente naamstructuur. Daarnaast zal VerzamelSysteem alle afbeeldingen (zoals JPG of HEIC bestanden) automatisch converteren naar PDF bestanden voor consistentie tussen al je documenten.
Instellingen configureren #
Stel de Bestandsanalyse één keer in via Instellingen → Bestandsanalyse voordat je begint.
AI Provider
Maak eerst verbinding met Claude, door een API-sleutel in te voeren.
–>> Klik hier voor de handleiding om AI in te stellen in VerzamelSysteem
AI Model
Kies welk Claude-model wordt gebruikt bij de analyse. Het geselecteerde model beïnvloedt de nauwkeurigheid en de kosten per bestand.
Datumformaat
Het formaat dat wordt gebruikt bij het hernoemen van geanalyseerde bestanden. Standaard is yyyy-MM-dd (bijv. 2026-03-15). Pas dit aan als je liever een ander formaat in je bestandsnamen ziet.
Bestandsnaam Formaat
Het sjabloon voor de nieuwe bestandsnaam na het hernoemen. Gebruik de beschikbare tags:
[company]— de herkende bedrijfsnaam[description]— de omschrijving van het bestand[date]— de factuurdatum in het ingestelde datumformaat[invoice]— het factuurnummer of ordernummer
Standaard sjabloon: [company] - [description] - [date]
Stap 1: Mappen toevoegen #
Open Mappen via de zijbalk. Je ziet hier een overzicht van je mappen, gegroepeerd per groep.
Zijn er nog geen groepen aangemaakt? Maak er eerst een aan via Instellingen → Groepen. Elke map moet namelijk aan een groep zijn gekoppeld.
Klik op de + knop rechtsboven om een nieuwe map toe te voegen. Er opent een venster met de volgende velden:
- Map Label — een herkenbare naam voor de map, zoals “Bonnetjes 2026 – Kwartaal 1” of “Leveranciersfacturen”. Dit label is alleen zichtbaar in VerzamelSysteem.
- Mappad — het pad naar de map op je computer. Klik op Bladeren om een map te selecteren via de Verkenner/Finder. VerzamelSysteem toont direct hoeveel ondersteunde bestanden (PDF’s, afbeeldingen en HEIC-bestanden) er in de map staan.
- Groep — de groep waaraan je de map koppelt. Kies de juiste groep uit de lijst.
Klik op Opslaan om de map toe te voegen.
Per groep kun je meerdere mappen toevoegen. In de tabel zie je per map hoeveel bestanden al zijn geanalyseerd (Geanalyseerd), hoeveel nieuwe bestanden er zijn bijgekomen (Nieuw) en wanneer de laatste analyse plaatsvond (Laatst Geanalyseerd).
Stap 2: Analyse starten #
Je kunt de analyse op twee manieren starten:
Eén map analyseren: klik op de “start” naast de betreffende map in de tabel.
Meerdere mappen tegelijk analyseren: selecteer de checkboxen voor de gewenste mappen en klik daarna op Start Analyse in de knoppenbalk bovenaan de pagina.
Nieuwe bestanden of alles opnieuw analyseren?
Als er al eerder bestanden in de geselecteerde map(pen) zijn geanalyseerd, vraagt VerzamelSysteem hoe je verder wilt gaan:
- Alleen Nieuwe Bestanden Analyseren — analyseert alleen de bestanden die nog niet eerder zijn verwerkt. Snel en kostenefficiënt.
- Alle Bestanden Opnieuw Analyseren — analyseert alle bestanden opnieuw, inclusief eerder verwerkte bestanden.
Als alle bestanden al zijn geanalyseerd, verschijnt een apart venster met de vraag of je alles opnieuw wilt analyseren.
Tijdens de analyse zie je de voortgang onderaan het scherm. VerzamelSysteem verwerkt de bestanden één voor één en meldt wanneer de analyse is voltooid.
Stap 3: Bestanden bekijken en bewerken #
Open de pagina Bestanden via het menu om de analyseresultaten te bekijken.
De tabel toont per bestand:
- Bedrijfsnaam — de door A.I. herkende leverancier of uitgever van het document
- Beschrijving — een korte omschrijving van het bestand, zoals “Factuur maart 2026”
- Datum — de op het document gevonden datum
- Factuur/Order # — het herkende factuur- of ordernummer
- Type — de bestandsextensie (PDF, JPG, PNG, enz.)
- Aangepast — of de bestandsnaam al is aangepast op basis van het sjabloon
- Gemaild — of het bestand al is gemaild
Gegevens handmatig aanpassen #
Kloppen de door AI ingevulde gegevens niet? Of wens je iets anders? Dubbelklik op een cel in de kolom Bedrijfsnaam, Beschrijving of Factuur/Order # om de waarde direct te bewerken. Druk op Enter om op te slaan of op Escape om te annuleren.
Voor de Datum kolom: dubbelklik op de datum om een datumkiezer te openen en de datum te wijzigen.
Acties per bestand #
Aan de rechterkant van elke rij staan een aantal actieknoppen:
- Bestandsnaam Aanpassen (toverstokje) — hernoemt het bestand direct op basis van het bestandsnaam-sjabloon uit de instellingen. Na het hernoemen verschijnt een vinkje in de kolom Aangepast.
- Toon Bestandsnaam (info-icoon) — toont de huidige bestandsnaam en het volledige bestandspad in een venster.
- Voorbeeld Bekijken (oogpictogram) — opent een preview van het bestand. PDF’s worden als ingesloten viewer getoond; afbeeldingen worden direct weergegeven.
- Bestand Emailen (envelop-icoon) — mailt het bestand naar de e-mailbestemming die is ingesteld voor de groep. Dit icoon is alleen zichtbaar als het bestand al is hernoemd (Aangepast = ja).
- Bestand opnieuw analyseren (vernieuw-icoon) — analyseert dit specifieke bestand opnieuw met AI.
Meerdere bestanden tegelijk bewerken #
Selecteer meerdere bestanden via de checkboxen en gebruik de knoppen in de knoppenbalk bovenaan:
- Geselecteerde Bestandsnamen Aanpassen — past de bestandsnamen aan voor alle geselecteerde bestanden in één keer.
- Geselecteerde Bestanden Emailen — mailt alle geselecteerde bestanden naar de ingestelde e-mailbestemming.