Automatiseren

Laat VerzamelSysteem facturen vanzelf ophalen op een schema dat jij kiest.

Facturen ophalen is belangrijk, maar ook saai en makkelijk te vergeten. Daarom kan VerzamelSysteem het automatisch voor je doen. Op de pagina Automatiseren maak je een soort wekker: je stelt in welke leveranciers moeten worden opgehaald en wanneer dat moet gebeuren. Daarna hoef je er zelf niets meer aan te doen, want de app draait op de afgesproken tijd vanzelf.

Zo’n geplande taak heet een automatisering. Je kunt er meerdere hebben, bijvoorbeeld één die elke week draait en één die elke maand draait.

Wat zie je op het scherm? #

1. Nieuwe automatisering maken (+). Met de plus-knop rechtsboven maak je een nieuwe automatisering. Je kiest dan de leveranciers en het schema (hoe vaak en wanneer).
2. Aan/uit-schakelaar (Actief). Met dit schuifje zet je een automatisering aan of uit. Staat hij uit, dan draait de taak niet. Handig als je hem even wilt pauzeren zonder hem te verwijderen.
3. Naam, leveranciers en schema. Hier lees je in gewone taal wat de automatisering doet:
   • Naam: een naam die jij zelf kiest, zoals Wekelijkse run.
   • Leveranciers: hoeveel leveranciers worden opgehaald (bijvoorbeeld 12 leveranciers).
   • Schema: wanneer het gebeurt, bijvoorbeeld Elke week op maandag of Elke 1e van de maand.
4. Volgende run en laatste run. Volgende run is de eerstvolgende keer dat de taak draait. Laatste run laat zien wanneer hij voor het laatst draaide en of dat Succesvol ging. Zo weet je zeker dat alles werkt.
5. De actieknoppen. Hiermee kun je de automatisering nu meteen uitvoeren (▶), bewerken (✏️) of verwijderen (🗑️). Via de actieknop nu uitvoeren haal je alle leveranciers van deze automatisering in één keer op.
6. Log. Achter de knop Log rechtsboven vind je de geschiedenis: welke runs er zijn geweest en wat er precies is gebeurd. Ideaal om iets terug te zoeken als er iets niet klopt.

Zo maak je een goede automatisering #

• Denk na over de frequentie. Haal je bij de meeste leveranciers maandelijks een factuur op? Dan is een maandelijkse run genoeg. Zijn er leveranciers die vaker een factuur sturen? Maak daar een aparte, vaker draaiende automatisering voor.
• Laat de computer aanstaan. Een automatisering draait alleen als je computer aanstaat op het geplande moment. Kies dus een tijd waarop je apparaat meestal aan is.
• Controleer af en toe de “Laatste run”. Staat daar Succesvol? Top. Zie je een foutmelding, dan is er iets misgegaan en kun je via Log kijken wat.

Handig om te weten #

• Een automatisering doet precies hetzelfde als wanneer jij zelf een leverancier ophaalt, alleen dan volgens een schema en zonder dat jij eraan hoeft te denken.
• Op het dashboard zie je in één oogopslag hoeveel automatiseringen actief zijn en wanneer de volgende draait.
• Je kunt een automatisering altijd tijdelijk uitzetten met de schakelaar bij punt 2; je hoeft hem dus niet te verwijderen als je hem even niet nodig hebt.